Proyecto BPM Fabián Medina - ITESO MIA

“Ensayo de Introducción a BPM”

Introducción

El presente es un Ensayo a la introducción de la materia “Business Process Management”, BPM por sus siglas en inglés, el cual tiene por objetivo responder a cada una de las preguntas detonantes tomando como base la bibliografía disponible para finalmente realizar una reflexión profesional de BPM y mi proyecto de obtención de grado de maestría.

Desarrollo – Preguntas detonantes

¿Qué es un proceso?

Un proceso es “Una concatenación lógica de actividades que cumplen un determinado fin, a través del tiempo y lugar, impulsadas por eventos”, (Hitpass, 2014, pág. 10)

Acorde a Jeston & Nelis (2014) existen diversas definiciones de proceso, no obstante para describirlo de forma simple, un proceso es “la forma en que se hacen las cosas aquí”, (Jeston & Nelis, 2014, pág. 5)

¿Qué es un proceso de negocio?

“Un proceso de negocio es un conjunto de actividades que impulsadas por eventos y ejecutándolas en una cierta secuencia crean valor para un cliente (interno y externo)”, (Hitpass, 2014, pág. 10)

“Simplemente definido, un proceso de negocio es un conjunto de actividades que transforman una o más entradas en una salida específica (producto o servicio) de valor para el cliente” (ABPMP, 2013, pág. 48)

¿Qué es la Gestión por procesos de Negocio (BPM)?

La Gestión por Procesos de Negocio es “la Gestión de Procesos con la integración de otras capas de la organización como son la estrategia y la tecnología”, (Hitpass, 2014, pág. 15).

Fuente de la imagen: (Hitpass, 2014, pág. 15)

¿Cuál es el ciclo o etapas de BPM?

Acorde al CBOK Versión 3 (ABPM 2013), la literatura BPM está llena de ciclos de vida de procesos de negocio que describen este enfoque de gestión de ciclo cerrado. Independientemente del número de fases en un ciclo de vida de procesos de negocio y con independencia de las etiquetas utilizadas para describir ellos, la gran mayoría se puede asignar al Plan, Do, Check, Act (PDCA)”. (ABPMP, 2013, pág. 53)

Fuente de la imagen: (ABPMP, 2013, pág. 53)

Acorde a BPMN 2.0 (Freund, Rücker, & Hitpass, 2011, pág. 5), el ciclo o etapas de BPM para un proceso existente y para un proceso nuevo son las siguientes:

1. Proceso existente:

• Levantamiento del proceso:
• Documentación del proceso:
• Análisis de mejora (as is)
• Diseño del proceso (to be)
• Implementación de mejora
• Monitoreo del proceso

2. Nuevo proceso:
   • Diseño del proceso (to be)
   • Implementación de mejora
   • Monitoreo del proceso

Fuente de la imagen: (Freund, Rücker, & Hitpass, 2011, pág. 5)

Reflexión de aprendizaje

Acorde a mi formación como auditor en sistemas de información laborando durante poco más de 12 años para una firma de servicios profesionales, comparo que la metodología de auditoría de Ernst & Young (EY, en adelante) está diseñada para evaluar los riesgos y controles en los procesos de negocio que puedan comprometer o afectar las aseveraciones a los estados financieros teniendo como consecuencia una salvedad en la opinión en el dictamen financiero o deficiencias en el dictamen de control interno.

La metodología de auditoría de EY está habilitada por diversas herramientas tecnológicas, guías y recursos para lograr un entendimiento de como una transacción financiera que viaja de forma transversal en la organización funcional (iniciación, autorización, procesamiento, registro y reporte contable) que finalmente refleja un importe monetario. En muchas y repetidas  ocasiones no logramos como proveedores de servicios profesionales una clara y suficiente compresión de los procesos de negocio lo cual se refleja en una pobre auditoría; en otras palabras, el riesgo del auditor al dar una opinión equivoca se incrementa debido a que nuestros procedimientos de auditoría aunque fueron ejecutados n o fueron diseñados acorde a la realidad del control interno.

Mi reflexión de aprendizaje es que BPM persigue un objetivo totalmente opuesto a mi experiencia profesional laborando para una firma de servicios de auditoría, ya que el objetivo fundamental de BPM es “crear valor” mediante la mejora continua de los procesos de negocio. Sin duda alguna, el conocer de BPM me permite como profesional tener una visión integral y holística de la organización lo cual habilita a un profesional tener un campo de acción más amplio en diferentes organizaciones e industrias. Así mismo, la organización que no identifique, se preocupe y ocupe en “crear valor” para sus clientes tenderá a desaparecer gradualmente.

Concluyo que la mayoría de las organizaciones en México no están preparadas para adoptar BPM, no obstante concluyo que es un área de oportunidad que tiene como fundamento los siguientes tres retos:

1. Apoyo de la C-Suite (chairman o alta administración): Sin una adecuada compresión de los beneficios que proporciona BPM para el negocio por parte de la C-Suite difícilmente BPM se podrá implementar en la organización. La cultura de la organización, sus valores, la estrategia, la comunicación de todo lo anterior hacia todos los miembros de la organización juega un papel fundamental para su adopción ya que sin esto extremamente complicado.

2. Administrar el cambio organizacional: La identificación de los factores y agentes de cambio son fundamentales en la organización para la implementación de BPM. La identificación del personal apropiado conocedor del negocio es de suma relevancia ya que representan una pieza clave para seguir apropiadamente las fases o ciclos de la BPM con base para la mejora continua de los procesos del negocio.

3. Las TI C´s: Este es un tema interesante ya que en diversas organizaciones las TIC´ son vistas como un centro de costos que no genera valor al negocio, no obstante las organizaciones maduras ven a las TIC´s no nada más como un área de soporte al negocio sino también como la columna vertebral para alcanzar los objetivos de la organización. La mayoría de los ejecutivos de Tecnologías de Información y Comunicaciones no forman parte de la planeación estratégica de las organizaciones (si es que se tiene) o simplemente están enfocados en mantener la operación sin crear valor adicional para la organización. El rol de las TIC´s en la organización debe tomar un papel de consultoría interna de tal forma que se convierta en un proveedor de soluciones de negocio que estén totalmente alineadas a la estrategia de la organización y que apalanque BPM.

Estoy visualizando tres proyectos para mi obtención de grado de Maestría en Informática Aplicada que aún no defino en conjunto con mi asesor; no obstante, los conocimientos que voy adquirir en la materia de BPM definitivamente me van a apoyar para la concepción y el diseño del proyecto de grado.

Bibliografía:

• ABPMP. (2013). BPM CBOOK Version 3. ABPM.
• Freund, J., Rücker, B., & Hitpass, B. (2011). BPMN 2.0 Manual de Referencia y Guía Práctica. Santiago, Chile: BPM Center.
• Hitpass, B. (2014). Business Process Management (BPM) Fundamentos y Conceptos de Implementación (2014 ed.). Santiago, Chile: BHH Ltda.
• Jeston, J., & Nelis, J. (2014). Business Process Management – Practical guidelines to successful implementations. New York: Routlege.

Sesion 2 Fabian Medina – Ensayo de Introducción a BPM